2021. 01.

전라남도 종이기록물 폐기용역

과 업 지 시 서

(총 무 과)

기록물 폐기 용역 과업지시서

본 과업지시서는 『2021년 전라남도 종이기록물 폐기 용역』에 있어 계약업체에게 요구하는 계약사항 및 제반 지원사항 등을 명시함을 목적으로 한다.

1. 과업명 : 전라남도 종이기록물 폐기 용역

2. 목  적

폐기 대상 기록물의 파쇄를 전문 업체에 위탁하여 기록물 파쇄 과정의 보안에 대한 안전성 확보 및 인적, 시간적 낭비 요소를 없애 업무의 효율성 증대

3. 과업개요

가. 과업기간 : 계약일로부터 1개월 이내

나. 작업시간 : 주간(9:00~17:00)

다. 과업내용

○ 본청 기록물 서고 반출‧운반, 직사업소(17개소) 기록물 차량 방문 수거

○ 기록물 보안파쇄(현장 및 입고파쇄) 처리

라. 중점 사항

○ 현장파쇄를 위한 기록물 반출, 이동, 파쇄의 모든 과정에 보안 철저

○ 기록물 운반 및 파쇄작업의 신속한 처리

4. 일반사항

가. 계약업체는 본 과업지시서와 관계법령 및 규정, 지침에 따라 제반사항을 성실하게 이행하여야 한다.

나. 본 과업지시서에 명시되어 있지 않거나, 내용의 해석에 의견차가 있을 경우 상호협의를 통해 조정할 수 있으며, 과업수행 상 필요하다고 인정되는 경우에 계약업체는 전라남도의 의견을 최대한 존중하여 성실하게 수행하여야 한다.

다. 본 과업 수행 중 전라남도의 기본계획 변경 등에 따라 과업내용의 변경사항이 발생될 경우 본 과업의 일부 또는 전부를 중지하고 과업의 범위를 조정, 변경할 수 있다.

라. 본 과업은 계약기간 내에 추진되어야 한다. 단, 천재지변, 과업계획의 변경 등 불가항력적인 사유가 발생되었을 경우에는 전라남도의 승인을 얻어 과업일정을 변경할 수 있다.

마. 계약업체는 과업수행 중 발생하는 불법행위 및 발주자의 지시불이행․고의 또는 과실에 의한 제반사고 등에 대해 손해배상 및 민․형사상의 모든 책임을 진다.

바. 전라남도는 아래와 같은 사유가 있을 경우 본 계약을 해지할 수 있다.

○ 계약업체의 실정변화로 과업이행이 불가능 하다고 인정될 때

○ 계약업체가 과업을 이행함에 있어 고의 과실 또는 무성의로 과업을 수행하기 어렵다고 전라남도가 인정하였을 경우

○ 기타 과업지시서에 명시된 조건을 위반하였을 경우

5. 세부사항

가. 사전 작업여건 파악

○ 계약업체는 파쇄작업 전에 파쇄장소 위치, 수량 등을 확인하고 기록물 이동 작업 동선 등을 파악 후 담당자와 협의를 통해 파쇄 일정을 계획한다.

나. 기록물 반출(이동) 및 파쇄 작업 진행

○ 파쇄작업장 관리감독자 지휘 하에 기록물 반출 및 파쇄 작업을 진행한다.

○ 기록물 반출 및 운반 등 과업의 과정에서 청사의 시설물을 훼손하지 않도록 주의하여야 하며, 훼손 등 발생 시 변상해야 한다.

다. 기록물 파쇄 실시

○ 기록물 파쇄 시 전라남도 기록물 파쇄가 단독으로 이루어져야 하며, 타 기관 폐기대상 기록물과 전라남도 기록물이 섞이거나 파쇄가 병행으로 이루어지지 않도록 하여야 한다.

○ 기록물 파쇄 현장에 담당공무원이 입회할 수 있다.

라. 장비 및 인력 투입

○ 계약업체는 기록물 이송, 현장파쇄 및 입고파쇄를 위한 장비를 충분히 갖추어야 한다.

○ 현장파쇄차량, 직사업소 기록물 이송 및 입고파쇄 장비에는 보안장치 및 CCTV가 설치되어 보안을 철저히 유지해야 한다.

○ 기록물 현장파쇄 및 입고파쇄 실시에 따른 필요인원을 충분히 투입하여 기록물 운반 및 파쇄가 신속하게 이루어질 수 있도록 하여야 한다.

마. 작업 시 주의사항

○ 계약업체는 작업 실시에 앞서 작업자에 대한 안전 및 보안교육을 실시하여 사고예방에 최선을 다해야 하며, 계약업체 대표자는 관리감독을 철저히 하여야 한다.

6. 기록물 보안 및 보호

가. 계약업체는 사전에 작업자에 대한 기록물 취급주의 사항을 고지하고 작업자는 이를 숙지하여, 작업 시 내용을 열람하지 않도록 주의해야 한다.

나. 계약업체는 작업 시작 전에 계약업체 대표자의 신분증 사본 및 작업에 참여하는 작업자의 명단과 개인별 보안서약서를 징구하여 제출해야 한다.

다. 과업수행 중에는 폐기기록물이 방치되지 않도록 해야 한다.

라. 기록물을 외부로 이동하는 경우에는 반드시 보안장치가 설치된 차량을 이용해야 하며, 적재함이 외부로 노출되는 차량은 사용할 수 없다.

마. 계약업체는 문서 및 정보유출 등 보안상의 문제 발생 시, 민ㆍ형사상 모든 책임을 진다.

7. 결과 보고

가. 작업 완료 후 전라남도에 최종 결과 보고서를 제출한다.(작업완료 후 3일 이내)

나. 최종 결과보고서에는 파쇄증명서, 계근표, 각 작업공정별 사진, 녹화동영상, 용해증명서를 첨부하도록 한다.

8. 제출서류

제출시기	제 출 서 류
계 약	◦ 사업자등록증 사본 1부 ◦ 영업배상책임보험증권 사본 1부 ◦ 파쇄차량 자동차등록증 사본 1부 ◦ 관리책임자 및 투입인력 명단 1부 ◦ 보안유지 및 화재예방 각서 1부 - [붙임1]
착 수	◦ 참여인력 개인별 보안서약서 1부 - [붙임2]
완 료	◦ 파쇄증명서 1부 ◦ 용해증명서 1부 ◦ 계량증명서 1부 ◦ 작업사진(작업전․중․후 촬영본) 1부 ◦ 동영상 파일(기록물 폐기 전과정 촬영)

[붙임1] 보안유지 및 화재예방각서(서식)

보안유지 및 화재예방 각서

본인은     년   월   일 ~    년   월   일까지 전라남도 종이기록물 폐기 용역을 수행함에 있어 다음 사항을 준수할 것을 엄숙히 서약합니다.

1. 본인은 전라남도 종이기록물 폐기 용역 관련 업무 중 알게 될 일체의 내용이 직무상 기밀 사항임을 인정한다.

2. 본인은 이 기밀을 누설함이 국가안전보장 및 국가이익에 위해가 될 수 있음을 인식하여 업무수행 중 지득한 제반 기밀사항을 일체 누설하거나 공개하지 아니한다.

3. 본인이 이 기밀을 누설하거나 관계 규정을 위반한 때에는 관련 법령 및 계약에 따라 어떠한 처벌 및 불이익도 감수한다.

4. 본 사업자는 과업수행 장소가 중요기록물이 보존되어 있는 보존서고이므로 화재가 발생치 않도록 화재예방 계획을 수립하여 시행 할 것을 서약합니다.

20  년   월   일

서  약  자       업  체   명 :

(업체 대표)       직       위 :

성       명 :                        (서명)

생 년 월 일 :

서약집행자        소       속 :

(담당공무원)      직       위 :

성       명 :                        (서명)

생 년 월 일 :

전라남도지사 귀하

[뒷면]

<개인정보 수집·이용 동의서>

[수집하는 개인정보의 항목]

□ 전라남도는 업무수행을 위하여 보안서약서 징구 시 아래와 같은

개인정보를 수집하고 있습니다.

- 성명, 소속, 직급, 직위, 생년월일

[개인정보 수집 목적]

□ 서약자의 신원확인용

[개인정보 보유기간]

□ 기록관리기준표에 의한 개인정보보호 사유

- 보존이유 : 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제25조, 제26조

- 보존기간 : 5년

[개인정보 수집 동의 거부 시]

□ 개인정보 수집 동의 거부 시 전라남도에서 수행하는 중요 용역사업을
수행할 수 없으며, 중요정보 취급 및 중요시설 출입이 제한됩니다.

개인정보의 수집 및 이용목적에 동의하십니까?       □ 동의함    □동의하지 않음

20○○.○○.○○.

성명 :                 (서명)

[붙임2] 보안서약서(서식)

보  안  서  약  서

본인은     년   월   일 ~     년   월   일까지 전라남도 종이기록물 폐기 용역과 관련한 업무를 수행함에 있어 다음 사항을 준수할 것을 엄숙히 서약합니다.

1. 본인은 전라남도 종이기록물 폐기 용역과 관련된 소관업무가 기밀 사항임을 인정하고 제반 보안관계규정 및 지침을 성실히 준수한다.

2. 나는 이 기밀을 누설함이 이적행위가 됨을 명심하고 재직 중은 물론 퇴직 후에도 알게 된 모든 기밀사항을 일절 타인에게 누설하지 아니한다.

3. 나는 기밀을 누설한 때에는 아래의 관계법규에 따라 엄중한 처벌을 받을 것을 서약한다.

가. 국가보안법 제4조 제1항 제2호･제5호(국가기밀 누설 등)

나. 형법 제99조 (일반이적) 및 제127조(공무상 비밀의 누설)

년      월       일

서약자      소속      직급            생년월일

직위            성  명             인

서  약      소속      직급

집행자                직위            성  명             인

전라남도지사 귀하

[뒷면]

<개인정보 수집·이용 동의서>

[수집하는 개인정보의 항목]

□ 전라남도는 업무수행을 위하여 보안서약서 징구 시 아래와 같은

개인정보를 수집하고 있습니다.

- 성명, 소속, 직급, 직위, 생년월일

[개인정보 수집 목적]

□ 서약자의 신원확인용

[개인정보 보유기간]

□ 기록관리기준표에 의한 개인정보보호 사유

- 보존이유 : 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제25조, 제26조

- 보존기간 : 5년

[개인정보 수집 동의 거부 시]

□ 개인정보 수집 동의 거부 시 전라남도에서 수행하는 중요 용역사업을
수행할 수 없으며, 중요정보 취급 및 중요시설 출입이 제한됩니다.

개인정보의 수집 및 이용목적에 동의하십니까?       □ 동의함    □동의하지 않음

20○○.○○.○○.

성명 :                 (서명)